Comment Xerox utilise l’intelligence artificielle pour des workflows intelligents et sécurisés

L’intelligence artificielle, souvent abrégée en IA, n’est plus un simple mot à la mode ni une vision futuriste. De plus en plus d’organisations constatent chaque jour les avantages concrets de cette technologie. Alors que les entreprises expérimentaient encore timidement il y a quelques années, l’intelligence artificielle est désormais devenue un pilier incontournable de la transformation numérique. Xerox fait partie des pionniers dans ce domaine et intègre l’IA en profondeur dans ses solutions. Résultat : des processus plus rapides, plus sécurisés, moins coûteux et plus durables.

De la gestion intelligente des documents à la maintenance prédictive, en passant par la sécurité et le management durable de l’impression, Xerox démontre que l’intelligence artificielle ne se limite pas à ChatGPT ou aux applications génératives, mais qu’elle crée une véritable valeur ajoutée dans la pratique.

L’IA chez Xerox : bien plus que des applications génératives

Beaucoup associent encore l’intelligence artificielle principalement à ChatGPT ou à la génération d’images. Pourtant, son champ d’application va bien au-delà. Pour Xerox, l’IA est un moteur stratégique qui agit discrètement sous ses solutions existantes. Elle soutient la gestion documentaire, l’automatisation des workflows, la gestion des périphériques et la cybersécurité.

La différence majeure avec d’autres acteurs ? Pour Xerox, l’IA n’est pas un projet isolé, mais une composante intégrée du fonctionnement quotidien. Les clients n’ont donc pas besoin de lancer de vastes projets de transformation numérique pour en tirer parti. La technologie intelligente est intégrée dans des solutions qui contribuent immédiatement à l’efficacité et à la sécurité.

Gestion intelligente des documents avec l’IA

Le défi des documents papier et numériques

Toutes les organisations, quel que soit leur secteur, doivent gérer chaque jour une grande quantité de documents : factures, contrats, dossiers médicaux, formulaires ou déclarations d’assurance. Le traitement manuel est chronophage, source d’erreurs et coûteux.

Xerox Capture & Content : une gestion documentaire intelligente

Avec les solutions Capture & Content, le processus est entièrement automatisé. L’IA et le machine learning permettent d’identifier, de lire et de traiter automatiquement les documents. La technologie OCR extrait les textes et chiffres des scans et PDF, tandis que des algorithmes intelligents déterminent le type de fichier. Ensuite, les données pertinentes, comme les numéros de client ou les références de police, sont extraites et transmises directement aux systèmes ERP, CRM ou financiers.

Exemple concret

Une compagnie d’assurance maladie recevait quotidiennement des milliers de déclarations, saisies manuellement par le passé. Grâce à l’IA, les fichiers sont désormais classifiés en temps réel et 90–95 % des données sont validées automatiquement. Les collaborateurs n’ont plus qu’à vérifier les exceptions. Le temps de traitement est ainsi passé de plusieurs jours à quelques heures, les erreurs ont fortement diminué et le personnel peut se concentrer sur des demandes plus complexes.

Valeur ajoutée pour les entreprises

Les avantages sont considérables : les processus s’accélèrent, la qualité et la conformité s’améliorent, les erreurs diminuent et les coûts opérationnels ainsi que le temps de traitement se réduisent fortement. De plus, la satisfaction des employés augmente, car ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur des opérations répétitives.

Maintenance prédictive : du réactif au proactif

Les limites de la maintenance traditionnelle

Dans de nombreuses organisations, la maintenance se fait encore de manière réactive ou selon un calendrier fixe. Ces approches sont inefficaces : la maintenance réactive entraîne des arrêts imprévus, tandis que la maintenance périodique conduit souvent au remplacement prématuré de composants encore fonctionnels.

L’IA détecte des schémas à l’échelle mondiale

Xerox adopte une autre approche. Grâce aux données de télémétrie de millions d’imprimantes à travers le monde, des algorithmes avancés identifient les signes annonciateurs de pannes. Si une cartouche de toner ou une tête d’impression risque de tomber en panne, le technicien est averti à l’avance. L’entretien peut ainsi être planifié avant l’incident.

Résultats chiffrés

Chez un client international disposant de plus de 180 imprimantes, la maintenance prédictive a produit des résultats impressionnants :

• 70 % des pannes ont été évitées grâce au remplacement anticipé.
• Le temps d’arrêt est passé de plusieurs centaines d’heures à seulement quelques heures par an.
• Les visites de maintenance ont été optimisées, réduisant les coûts et les émissions de CO₂.

Avantages stratégiques

Pour les entreprises, cela signifie que les appareils sont disponibles plus de 99 % du temps. Les coûts opérationnels diminuent, l’efficacité des équipes de service augmente et l’expérience utilisateur s’améliore. En outre, cette approche s’aligne sur les objectifs de durabilité, car les ressources et composants sont utilisés plus efficacement.

Sécurité et conformité grâce à l’IA

Des risques croissants

Dans les secteurs de la santé, de la finance ou du secteur public, la protection des données sensibles est cruciale. Les cybermenaces se multiplient, tandis que les réglementations comme le RGPD deviennent de plus en plus strictes.

Une sécurité intelligente intégrée aux solutions Xerox

Xerox intègre des fonctions de sécurité directement dans ses solutions d’impression et de numérisation. L’IA y joue un rôle essentiel : détection automatique des comportements anormaux, contrôle rigoureux des accès et anonymisation ou blocage des informations confidentielles.

Résultat pour les organisations

Grâce à cette approche intégrée, les entreprises restent conformes à la réglementation, réduisent le risque de fuites de données et ont la garantie que leurs informations sensibles sont entièrement protégées.

Interaction client et support intelligents

L’IA apporte également une valeur ajoutée aux services clients. Les assistants virtuels répondent aux questions simples 24h/24, les bases de connaissances intelligentes fournissent aux employés des solutions immédiates et le routage automatique oriente les demandes vers le bon expert.

Résultat : des délais de réponse plus courts, une charge de travail réduite pour les équipes et une satisfaction client plus élevée. Les départements de support peuvent ainsi consacrer davantage de temps aux cas complexes nécessitant une attention personnalisée.

Management durable de l’impression

La durabilité est une priorité pour les entreprises modernes. Xerox aide ses clients à réduire leur empreinte écologique grâce à l’analyse et à l’optimisation des flux d’impression. L’IA recommande l’impression recto-verso, limite le gaspillage et répartit l’usage des imprimantes pour une efficacité maximale.

Les entreprises économisent ainsi des coûts tout en contribuant à leurs objectifs ESG. Le management durable de l’impression devient un pilier essentiel de la responsabilité sociétale des entreprises.

Tendances et vision d’avenir : le rôle de l’IA dans le bureau de demain

Dans les années à venir, le rôle de l’intelligence artificielle au bureau ne fera que croître. Parmi les tendances identifiées par Xerox :

• Travail hybride : des flux documentaires sécurisés et flexibles deviennent indispensables.
• Conformité et confidentialité : des règles plus strictes exigent une sécurité automatisée.
• Automatisation : les tâches répétitives disparaissent, libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Durabilité : l’analyse des données aide les entreprises à réduire leur consommation d’énergie et de matériaux.

Xerox anticipe que les systèmes prédictifs et auto-apprenants deviendront progressivement la norme. Les organisations bénéficieront ainsi de solutions qui s’améliorent continuellement et s’adaptent aux évolutions.

Pourquoi c’est pertinent pour votre entreprise

Que vous soyez une multinationale équipée de milliers d’imprimantes et périphériques, ou une PME cherchant à rationaliser ses workflows, les avantages de l’IA sont immédiats. En adoptant les technologies intelligentes de Xerox, vous pouvez traiter vos documents plus rapidement et en toute sécurité, accéder directement à vos données, réduire drastiquement les temps d’arrêt et en même temps diminuer vos coûts.

De plus, vos collaborateurs peuvent se consacrer à des tâches stratégiques et orientées client plutôt qu’à des opérations répétitives. L’intelligence artificielle devient ainsi non seulement une innovation technologique, mais aussi un facteur stratégique renforçant votre compétitivité.

De la tendance à la réalité quotidienne

L’intelligence artificielle n’est plus un phénomène passager. Xerox démontre qu’elle crée dès aujourd’hui une valeur tangible : conviviale, sécurisée, durable et orientée résultats. Les entreprises qui adoptent ces solutions intelligentes bâtissent une organisation plus efficace et tournée vers l’avenir.

Vous souhaitez découvrir comment les solutions IA de Xerox peuvent renforcer votre entreprise ? En tant que partenaire Xerox, D&O Partners vous accompagne pour les mettre en œuvre de manière pratique, sécurisée et efficace.