Comment configurer et optimiser la fonction Scan to Email sur une imprimante Xerox

Avant de configurer Scan to Email via SMTP, assurez-vous que votre imprimante Xerox est correctement connectée à un réseau. Testez la connexion internet en utilisant un autre appareil.

1. Accédez à l’interface de gestion de l’imprimante en tapant l’adresse IP dans un navigateur web.
2. Dans la section Scan to Email, configurez le serveur SMTP. Par exemple, pour un compte Gmail, utilisez “smtp.gmail.com” avec le port 465 ou 587 et activez SSL/TLS.
3. Saisissez votre adresse email et mot de passe pour l’authentification si nécessaire.

• Vérifiez que l’authentification (nom d’utilisateur et mot de passe) est correcte.
• Assurez-vous que l’option SSL/TLS est activée pour sécuriser la connexion avec le serveur SMTP.

L’adresse email que vous avez configurée pour envoyer les documents doit être valide. Si vous utilisez Gmail, pensez à activer “Accès pour les applications moins sécurisées” ou créez un mot de passe d’application.

Vérifiez que votre imprimante Xerox est à jour. Les mises à jour du firmware peuvent corriger des bugs et améliorer la compatibilité avec les serveurs SMTP.

Si vous préférez une option plus simple, Xerox propose une solution Scan to Email via le Cloud qui ne nécessite pas de configuration SMTP.

1. Accédez à l’interface de gestion de votre imprimante en entrant l’adresse IP dans votre navigateur.
2. Allez dans les paramètres Xerox App Gallery. Si vous n’avez pas encore de compte, créez-en un.
3. Installez l’application Scan to Email Cloud.

Avec cette solution cloud, il vous suffit de sélectionner l’option Scan to Email, d’entrer l’adresse email du destinataire et d’envoyer le document. L’application enverra les documents via les serveurs cloud de Xerox, sans avoir à configurer un serveur SMTP.

• Simplicité : Pas besoin de configurer un serveur SMTP.
• Sécurité : L’envoi est sécurisé via les serveurs cloud de Xerox.
• Gain de temps : La configuration est rapide et l’envoi est instantané.

• Si vous rencontrez des difficultés avec l’une ou l’autre des méthodes, essayez de redémarrer l’imprimante ou de vérifier les paramètres réseau et de sécurité.
• Consultez régulièrement les mises à jour du firmware pour améliorer la compatibilité et les performances.

Que vous choisissiez la méthode traditionnelle via SMTP ou la solution plus moderne et simplifiée via le cloud, Xerox vous offre des options flexibles pour utiliser la fonctionnalité Scan to Email de votre imprimante. Ces deux méthodes vous permettent d’envoyer facilement vos documents scannés par email, sans tracas.