Managed Print Services bij Xerox printers: optimaal printbeheer voor uw bedrijf

In veel bedrijven blijft afdrukken een noodzakelijke, maar vaak onderschatte bedrijfsactiviteit. Ondanks de toenemende digitalisering worden documenten zoals contracten, facturen, logistieke formulieren, HR-dossiers en rapporten nog dagelijks geprint, gescand en verwerkt. Zonder een duidelijke strategie leidt dit echter tot onnodige kosten, gebrek aan overzicht, beveiligingsrisico’s en inefficiënte workflows.

Managed Print Services van Xerox, aangeboden door D&O Partners, bieden bedrijven een structurele dienst en oplossing om hun volledige print- en documentomgeving onder controle te krijgen. Dankzij een doordachte combinatie van technologie, dienstverlening en persoonlijke begeleiding maken wij van printen opnieuw een ondersteunend en voorspelbaar bedrijfsproces. Met vaste SPOC (Single Point of Contact) ben je bovendien zeker van continuïteit, expertise en een aanspreekpunt dat jouw organisatie door en door kent.

Wat zijn Managed Print Services?

Het is een allesomvattende dienstverlening waarbij het volledige printlandschap van een organisatie wordt geanalyseerd, beheerd, geoptimaliseerd en continu verbeterd. Het gaat hierbij niet enkel om het leveren van printers, maar om het maken, leveren en managen van apparatuur, software, gebruikers, kosten, beveiliging en workflows.

Wat valt concreet onder MPS?

• Analyse van het bestaande printerpark
• Optimalisatie van printers, volumes en locaties
• Proactieve monitoring en onderhoud
• Automatische levering van toners en verbruiksgoederen
• Beveiliging van documenten en gebruikers
• Rapportage en kostencontrole
• Integratie met digitale en cloudgebaseerde workflows

Meer info over onze aanpak: https://www.dopartners.be/nl/diensten/managed-print-services/

Waarom Managed Print Services essentieel zijn voor B2B-bedrijven

Zonder deze oplossing groeit een printomgeving vaak ongecontroleerd. Afdelingen kopen zelf toestellen aan, kosten zijn versnipperd en IT verliest kostbare tijd aan printerproblemen.

Veelvoorkomende uitdagingen zonder MPS

• Te veel printers met overlappende functies
• Hoge en onvoorspelbare printkosten
• Geen inzicht in wie wat afdrukt
• Onnodige belasting en tijd van IT-afdelingen
• Onvoldoende beveiliging van gevoelige bestanden
• Geen aansluiting op digitale processen

Het brengt structuur, transparantie en controle in deze vaak complexe omgeving.

Xerox Managed Print Services: technologie als fundament

Xerox is wereldwijd erkend als marktleider en combineert decennialange ervaring met voortdurende innovatie. Hun MPS-oplossingen zijn gebouwd rond data, automatisatie en beveiliging.

Slimme monitoring en rapportage

Dankzij geavanceerde Xerox-software wordt continu data verzameld over:

• Print- en scanvolumes
• Status en prestaties van printers
• Verbruik van toners en onderdelen
• Kosten per gebruiker, afdeling of locatie

Deze inzichten vormen de basis voor datagedreven optimalisaties en gerichte kostenbesparingen.

Cloud en hybride werken

Xerox MPS-oplossingen is compleet afgestemd op moderne werkomgevingen:

• Cloud printing
• Mobiel printen
• Centraal beheer vanop afstand
• Integratie met Microsoft 365 en andere platformen

Ideaal voor organisaties met meerdere locaties of hybride werkmodellen.

Besparen met Managed Print Services

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven kiezen voor MPS is structurele kostenreductie.

Hoe Xerox MPS printkosten verlaagt

1. Optimalisatie van het printerpark

Door een grondige analyse worden overbodige of inefficiënte printers vervangen of geconsolideerd.

2. Voorspelbare kostenstructuur

Je werkt met een kost per afdruk, inclusief onderhoud, service en verbruiksmaterialen. Geen verrassingen meer.

3. Minder downtime

Dankzij proactieve monitoring worden problemen vaak opgelost vóór gebruikers ze opmerken.

4. Lagere indirecte kosten

Minder tijdverlies bij medewerkers en minder druk op IT-afdelingen.

Beveiliging en compliance: een cruciale pijler van Xerox MPS

Printomgevingen zijn vaak een onderschat beveiligingsrisico. Deze oplossing integreerd beveiliging op elk niveau van het documentproces.

Beveiligingsmaatregelen binnen MPS

• Secure Print met badge, pincode of gebruikerslogin
• Toegangsrechten per gebruiker of afdeling
• Encryptie van data in rust en tijdens verzending
• GDPR-conforme verwerking van documenten
• Continue monitoring en risicoanalyse

Zo blijven gevoelige documenten beschermd, zowel digitaal als op papier.

Digitalisering en workflow-automatisatie

Managed Print Services vormen vaak de eerste stap richting bredere digitale transformatie binnen organisaties.

Slimme documentworkflows

Met Xerox-oplossingen kan je onder andere:

• Scannen naar SharePoint, OneDrive of e-mail
• Documenten automatisch classificeren
• Facturen digitaal verwerken
• Repetitieve handmatige taken automatiseren

Dit verhoogt productiviteit, vermindert fouten en versnelt processen.

Duurzaamheid en verantwoord printen

Duurzaamheid is een steeds belangrijker criterium bij B2B-investeringen. Xerox Managed Print Services ondersteunen organisaties bij hun milieu- en ESG-doelstellingen.

Duurzame voordelen van MPS

• Vermindering van papierverbruik
• Energiezuinige, duurzame toestellen
• Inzicht in CO₂-impact van afdrukken
• Stimuleren van bewust printgedrag bij medewerkers

Zo combineer je kostenbesparing met maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Waarom Managed Print Services via D&O Partners?

Bij D&O Partners geloven we dat technologie pas echt waardevol is met de juiste begeleiding en advies. Daarom combineren wij de kracht van Xerox met lokale ondersteuning en persoonlijke opvolging.

Onze unieke voordelen

Eén vast aanspreekpunt (SPOC)

Bij D&O Partners heb je één vaste SPOC voor:

• Support en incidentopvolging
• Coördinatie van service en onderhoud
• Optimalisatie van je MPS-omgeving
• Strategisch advies op lange termijn

Geen callcenters, geen doorschakelingen — één expert die jouw organisatie kent.

Proactieve service

Wij monitoren, analyseren en verbeteren continu je printerpark.

Lokale expertise in België om voor kwaliteit te kiezen

Snelle interventies, korte communicatielijnen en kennis van de Belgische markt.

Lees hier meer over onze premium aanpak.

Hoe verloopt een Managed Print Services traject?

Stap 1: Analyse en audit

Volledige doorlichting van je huidige afdruk- en documentomgeving.

Stap 2: Optimalisatievoorstel

Een concreet plan met meetbare voordelen op maat van jouw organisatie.

Stap 3: Implementatie

Installatie van Xerox-toestellen en software zonder verstoring van je werking.

Stap 4: Beheer en support

Continue monitoring en ondersteuning via jouw SPOC.

Stap 5: Continue optimalisatie

Regelmatige evaluaties en bijsturing gaan op basis van data.

Download onze brochure hier.

FAQ

Wat is Managed Print Services?

Een dienst waarbij je volledige afdruk- en documentomgeving wordt beheerd en geoptimaliseerd door een gespecialiseerde partner.

Is MPS geschikt voor KMO’s?

Ja, het is volledig schaalbaar.

Hoe snel zie ik resultaten?

Vaak zie je binnen enkele weken na implementatie verbeterde resultaten.

Moeten alle printers van het merk Xerox zijn?

Nee, MPS kan ook gemengde omgevingen beheren.

Wie contacteer ik bij vragen of problemen?

D&O Partners is bereikbaar via mail of telefoon; jouw vaste SPOC staat altijd voor je klaar

Klaar om je printomgeving strategisch te beheren en te optimaliseren? Neem contact met ons op en ontdek wat Xerox Managed Print Services voor jouw organisatie kunnen betekenen.