Moderne Xerox multifunctionele printers (MFP’s) zijn allang niet meer alleen kopieerapparaten of printers. Dankzij de Xerox ConnectKey-technologie kun je deze toestellen uitbreiden met een heel ecosysteem van handige apps, net zoals op je smartphone. Deze apps voegen nieuwe functies toe aan het aanraakscherm van de printer en maken talloze workflows sneller, eenvoudiger en efficiënter. Denk aan het direct scannen naar je cloudopslag, documenten automatisch laten vertalen of samenvoegen, en zelfs je printer bedienen via de smartphone. In dit artikel ontdek je welke Xerox-applicaties er beschikbaar zijn voor jouw Xerox-machine en wat je er allemaal mee kunt doen, stuk voor stuk.
Xerox ConnectKey: je printer als slimme assistent
Xerox ConnectKey is de technologie die van jouw multifunctionele printer een intelligente kantoorassistent maakt. Het is een platform dat ervoor zorgt dat de printer niet alleen kan printen en scannen, maar ook naadloos geïntegreerd wordt met digitale workflows en beveiligingsfuncties. Multifunctionele printers met ConnectKey beschikken standaard over een intuïtieve interface en ingebouwde apps om alledaagse taken te vereenvoudigen. Zo kun je bijvoorbeeld met één druk op de knop documenten scannen naar e-mail, naar een netwerkmap of naar de cloud, zonder extra software.
Wat ConnectKey echt bijzonder maakt, is de Xerox App Gallery – een online galerij van applicaties die je rechtstreeks op het touchpanel van de printer kunt ontdekken en installeren. Via de App Gallery heb je toegang tot zowel eigen Xerox-apps als apps van derden (partners en ontwikkelaars) die nieuwe functies toevoegen. Je kiest eenvoudig de apps die passen bij jouw bedrijf en installeert ze met een tik op het scherm. Bovendien is het systeem erg flexibel: je kunt apps naar behoefte toevoegen, verwijderen of vervangen, zodat je printer altijd beschikt over precies de functies die je nodig hebt. Xerox biedt desgewenst ook diensten om deze workplace apps centraal te beheren en up-to-date te houden binnen je organisatie.
Overzicht: Xerox-apps en hun functies
Hieronder bespreken we enkele belangrijke Xerox-applicaties die je op een ConnectKey-compatibele multifunctional kunt gebruiken, met hun functies. (Tip: Veel van deze apps maken gebruik van Xerox Workflow Central – een platform in de cloud dat geavanceerde documentbewerking mogelijk maakt vanuit je MFP.)
Cloudopslag (Cloud Connectors)
Met de cloudconnector-apps van Xerox kun je je printer rechtstreeks verbinden met populaire cloudopslagdiensten. Zo scan je met één klik een document naar Dropbox, Google Drive, OneDrive of andere cloudaccounts, of print je juist een bestand dat in de cloud staat. Deze apps maken het veiliger en gemakkelijker om informatie te delen en samen te werken, zonder dat je eerst naar een PC hoeft te gaan. Je documenten worden meteen digitaal opgeslagen, wat tijd bespaart en fouten voorkomt. Kortom: scannen naar de cloud of printen uit de cloud is voortaan net zo eenvoudig als kopiëren.
Samenvatting (Xerox Summarizer)
Heb je een lang rapport of artikel, maar geen tijd om alles te lezen? De Samenvatting-app van Xerox (Summarizer) biedt uitkomst. Deze toepassing gebruikt kunstmatige intelligentie om de essentiële punten uit een lang document te destilleren en er een bondige samenvatting van te maken. Je kunt zo’n samenvatting op het printerdisplay bekijken, afdrukken of elektronisch delen. Dit bespaart enorm veel tijd – je krijgt in enkele seconden de kern zonder alle details te hoeven doorploegen. Ideaal voor verslagen, whitepapers of onderzoeksartikelen waarvan je snel de hoofdgedachte wilt begrijpen.
Anonimiseren (Auto-Redaction)
Veiligheid en privacy zijn cruciaal bij documenten. Met de Anonimiseren-app (Xerox® Auto-Redaction) kun je gevoelige gegevens automatisch onleesbaar maken voordat je een document deelt of archiveert. Deze app zoekt naar persoonlijke of vertrouwelijke informatie (bijv. namen, adressen, rijksregisternummers) en zwart die met één opdracht uit – in een complete stapel documenten, binnen enkele seconden. Dankzij AI-herkenning gebeurt dit nauwkeurig en consistent. Zo bescherm je persoonsgebonden gegevens en voldoe je makkelijker aan privacywetgeving, zonder handmatig teksten te moeten doorzoeken en markeren.
Omzetten naar audio (Text-to-Audio)
Stel je voor dat je onderweg een verslag wilt beluisteren in plaats van lezen. De Omzetten-naar-audio-app maakt dit mogelijk. Deze toepassing converteert documenten naar een audio-bestand (bijv. mp3) dat je vervolgens kunt afspelen waar en wanneer je maar wilt. Je legt een gedrukt document op de scanner, kiest de optie “Converteren naar audio” en even later kun je de inhoud beluisteren op je smartphone of computer. Dit is erg handig voor bijvoorbeeld lange teksten of rapporten – je kunt ze in de auto of tijdens het wandelen beluisteren. Bovendien maakt deze functie informatie toegankelijker voor mensen met een visuele beperking of dyslexie.
Vertalen (Translate)
Zakendoen stopt niet bij de landsgrens – en documenten moeten vaak snel in een andere taal beschikbaar zijn. De Vertaal-app op de Xerox zorgt hiervoor. Je selecteert simpelweg de brontaal en de doeltaal, en de app vertaalt het ingescande document direct naar de gewenste taal. Of het nu gaat om een contract, een handleiding of een e-mail: binnen enkele ogenblikken rolt er een vertaald document uit. Xerox’ vertaalsysteem ondersteunt meerdere talen en maakt gebruik van krachtige vertaalengines (cloudgebaseerd), zodat je een behoorlijke vertaling krijgt zonder een externe vertaaldienst te hoeven inschakelen. Handig voor snelle interne communicatie of als eerste versie van een professionele vertaling.
Converteren naar Office-formaat
Veel documenten komen als PDF of papieren versie binnen, terwijl je ze eigenlijk digitaal wilt bewerken. Met de Convert-to-Office app kun je een gescand document of PDF automatisch omzetten naar een bewerkaar formaat zoals Microsoft Word, Excel of PowerPoint. De app herkent de tekst en lay-out en genereert bijvoorbeeld een Word-bestand waarin je direct wijzigingen kunt aanbrengen. Dit bespaart enorm veel overtypwerk. Je kunt ook afbeeldingen of tabellen uit een document halen en ze converteren naar bewerkbare vormen. Of het nu gaat om een papieren offerte die je als Word-document nodig hebt, of een tabel uit een PDF die je in Excel wilt hebben – één druk op de knop en de klus is geklaard.
Samenvoegen (Merge)
Met de Samenvoegen-app kun je meerdere bestanden combineren tot één overzichtelijk document. Heb je bijvoorbeeld losse pagina’s of documenten in verschillende formaten (Word, Excel, PDF, PowerPoint) die je wilt bundelen? Deze app laat je ze heel eenvoudig samenvoegen tot één enkel PDF- of Office-bestand, direct vanaf de printer. Je selecteert de gewenste bestanden (gescand of uit de opslag) in de juiste volgorde en de app maakt er één dossier van. Dit is nuttig voor het samenstellen van rapporten, dossiers of presentaties zonder achteraf op de PC te hoeven knippen en plakken. De Merge-app zorgt ervoor dat de volgorde en opmaak netjes behouden blijven, zodat je meteen een professioneel gebundeld document hebt.
Handgeschreven notities naar tekst (Note Converter)
Ook handgeschreven stukken tekst kun je digitaliseren en doorzoekbaar maken met Xerox-apps. De Note Converter-app zet je handgeschreven notities om in getypte, leesbare digitale tekstbestanden. Denk aan aantekeningen gemaakt tijdens een vergadering, post-its met belangrijke punten, of formulieren die met de pen zijn ingevuld. Je scant de handgeschreven pagina, en de app herkent het handschrift (met behulp van AI-technologie) en produceert een tekstbestand dat je kunt opslaan of bewerken. Zo gaan waardevolle krabbels niet verloren en kun je ze makkelijk delen of archiveren. Geen ontcijferen van handschrift meer – de app doet het voor je en bespaart tijd.
Easy Converter
Naast de uitgebreide Workflow Central-apps heeft Xerox ook eenvoudige tools zoals Easy Converter. Deze toepassing doet één ding maar wel heel doeltreffend: razendsnel converteren. Easy Converter zet je papieren originelen of PDF’s binnen enkele seconden om naar Word-, Excel- of PowerPoint-documenten. Met een paar aanrakingen op het scherm start je de conversie en vrijwel direct verschijnt er een bewerkbaar Office-bestand, zonder dat daar complexe instellingen voor nodig zijn. De kracht van Easy Converter is dat de omzetting lokaal of via een lichte applicatie gebeurt, waardoor het snel en veilig is. Deze app is ideaal voor dagelijks gebruik wanneer je bijvoorbeeld een offerte, factuur of presentatie vanaf papier digitaal wilt hergebruiken. Simpel, snel en effectief.
Mobiel printen en scannen met je smartphone
Tegenwoordig draait alles om mobiliteit. Xerox speelt hierop in met de Xerox Workplace Mobile App, een gratis app voor iOS en Android waarmee je jouw smartphone als persoonlijke afstandsbediening voor de printer kunt gebruiken. Nadat je de app hebt gedownload, kun je jouw toestel in enkele seconden koppelen aan de printer – dit kan via een QR-code op het printerdisplay of met NFC door je telefoon even tegen de MFP te houden. Eenmaal gekoppeld, heb je direct toegang tot de printerfuncties, zonder het bedieningspaneel aan te raken.
Wat kun je hier allemaal mee doen? Printen vanaf je telefoon wordt heel eenvoudig: open een document of foto op je smartphone, stel gewenste afdrukopties in (zoals aantal kopieën of zwart-wit/kleur) en stuur de job naar de Xerox-printer naar keuze. Je hoeft niet meer via e-mail of pc te werken om iets af te drukken. Scannen gaat net zo gemakkelijk: leg een document in de invoer, start de scanopdracht via de app en het gescande bestand verschijnt direct op je telefoon of wordt verzonden naar een door jou gekozen bestemming (bijvoorbeeld je e-mail of cloudopslag). Kopiëren kan ook contactloos – via de app bedien je de kopieerfunctie van de MFP en geef je aan hoeveel kopieën je wilt, zonder fysieke knoppen te drukken. Bovendien kun je met de app ook printopdrachten vrijgeven: dit is handig als je gebruikmaakt van een beveiligde printqueue waarbij jobs pas printen wanneer jij bij de machine bent en ze vrijgeeft met je telefoon.
De Workplace Mobile App zorgt zo voor een snelle, veilige en hygiënische manier van werken. Je bespaart tijd op alledaagse taken en vermindert aanraking van gedeelde apparaten – iets wat in het kader van hygiëne en COVID-veilig werken mooi meegenomen is. Extra functies zoals toegang tot cloudbestanden en mobiele authenticatie kunnen bovendien worden ontgrendeld als je de app koppelt aan Xerox’ beheerde Workplace Suite oplossingen, maar ook in de gratis stand-alone versie is het een krachtige tool. Kortom, met deze mobiele app heb je de volledige controle over je Xerox-printer in de palm van je hand.
Aan de slag met Xerox-apps
Xerox ConnectKey-printers zijn dankzij deze applicaties meer dan alleen printers – het worden echte productiviteitshubs voor je kantoor. Door slim gebruik te maken van de apps die we hierboven hebben besproken, kun je je document-workflows vereenvoudigen, de beveiliging van informatie verbeteren en de efficiëntie van je team aanzienlijk verhogen. En het mooie is: je past de printer aan jouw behoeften aan. Of je nu documenten wil digitaliseren, vertalen, delen of beter beveiligen – er is vrijwel altijd een Xerox-app die kan helpen.
Ben je benieuwd welke mix van Xerox-applicaties het meest geschikt is voor jouw organisatie? Of wil je zelf ervaren hoe deze apps werken op een Xerox multifunctional? Neem gerust contact op met D&O Partners – wij zijn expert in Xerox-oplossingen en helpen je graag om het maximale uit je multifunctionele printers te halen. Probeer de Xerox-apps vandaag nog uit en ontdek een nieuwe, slimme manier van werken!
