Hybride werken stelt nieuwe eisen aan printbeheer
De werkplek is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Hybride werken is voor veel organisaties de nieuwe standaard. Medewerkers werken afwisselend thuis, op kantoor of onderweg. Dit vraagt om flexibele, veilige en efficiënte ICT-oplossingen. Printmanagement is hierop geen uitzondering. Werknemers willen printen wanneer en waar zij willen, zonder gedoe met VPN-verbindingen of fysieke servers. Tegelijkertijd moeten IT-afdelingen controle houden over de beveiliging, kosten en compliance. Xerox Workplace Cloud speelt hierop in.
Wat is Xerox Workplace Cloud?
Xerox Workplace Cloud is een cloudgebaseerd printmanagementplatform. Het biedt organisaties de mogelijkheid om hun volledige printomgeving centraal te beheren zonder lokale printservers. Dit betekent dat gebruikers veilig printopdrachten kunnen versturen en vrijgeven via de cloud, terwijl IT-beheer eenvoudig en overzichtelijk blijft.
Het platform is onderdeel van de Xerox Workplace Solutions en is ontwikkeld om printbeheer te vereenvoudigen in hybride en gedistribueerde werkomgevingen. In tegenstelling tot traditionele printmanagementoplossingen die on-premise servers vereisen, draait Workplace Cloud volledig in de cloud. Dit biedt aanzienlijke voordelen op het gebied van beheer, schaalbaarheid en kostenbesparing.
De belangrijkste voordelen van Xerox Workplace Cloud
1. Veilig printen overal
In een wereld waarin medewerkers niet altijd op kantoor zijn, is veiligheid cruciaal. Xerox Workplace Cloud maakt gebruik van een Pull Printing-oplossing. Dit betekent dat gebruikers hun printopdracht pas vrijgeven bij de printer, na authenticatie via een badge, pincode of mobiele app. Hierdoor blijft vertrouwelijke informatie beschermd, zelfs in gedeelde kantooromgevingen. Printopdrachten blijven gecodeerd in de cloud totdat de gebruiker deze fysiek ophaalt.
2. Flexibiliteit en gebruiksgemak
Workplace Cloud ondersteunt vrijwel elk apparaat: Windows, Mac, Chromebooks, iOS en Android. Gebruikers kunnen printen via een mobiele app, e-mail, webportaal of traditionele driver. Deze flexibiliteit vermindert frustraties en verhoogt de productiviteit, omdat medewerkers altijd toegang hebben tot printfunctionaliteiten, ongeacht hun device of locatie.
Daarnaast kunnen gasten eenvoudig printen via Guest Printing. Dit is ideaal voor organisaties met bezoekers, externe consultants of tijdelijke medewerkers die geen toegang hebben tot het interne netwerk.
3. Eenvoudige implementatie en schaalbaarheid
Een groot voordeel van Xerox Workplace Cloud is de eenvoudige implementatie. Omdat er geen lokale printserver hoeft te worden beheerd, is de uitrol snel en minder complex. Ook schaal je eenvoudig op wanneer jouw organisatie groeit of nieuwe locaties toevoegt. Dit maakt Workplace Cloud ideaal voor organisaties met meerdere vestigingen of hybride werkmodellen waarin werknemers flexibel tussen locaties wisselen.
4. Centrale controle, compliance en beveiliging
Beveiliging en compliance zijn kernpunten in elke moderne IT-strategie. Xerox Workplace Cloud ondersteunt een Zero Trust security model met gecodeerde communicatie, sterke authenticatie en volledige logging van printopdrachten. IT-afdelingen hebben via één portal inzicht in printgedrag en gebruikersactiviteit, waardoor zij eenvoudig compliance- en auditvereisten kunnen waarborgen.
Daarnaast kun je regels en rechten instellen per gebruiker of groep. Zo bepaal je bijvoorbeeld wie in kleur mag printen of dubbelzijdig moet printen. Dit versterkt beveiliging én duurzaamheid binnen de organisatie.
5. Kostenbesparing en duurzaam printen
Door centrale monitoring krijg je grip op printvolumes en -kosten. Organisaties ontdekken vaak verborgen kosten en onnodig printgedrag. Met deze inzichten kun je gerichte beleidsregels implementeren om papierverbruik en energie te reduceren. Dit past binnen bredere duurzaamheidsdoelstellingen en ESG-beleid dat steeds belangrijker wordt voor stakeholders en klanten.
6. Mobiliteit en hybrid cloud integratie
Workplace Cloud integreert eenvoudig met andere clouddiensten en directoryservices, zoals Microsoft Azure Active Directory. Medewerkers authenticeren moeiteloos met hun bestaande bedrijfsaccount. De oplossing ondersteunt Single Sign-On, waardoor de gebruikerservaring intuïtief en veilig blijft. Bovendien profiteren organisaties van continue updates en nieuwe functies zonder downtime of lokale updates.
Voor wie is Xerox Workplace Cloud geschikt?
Xerox Workplace Cloud is ideaal voor:
- Organisaties met hybride werkmodellen
- Bedrijven met meerdere vestigingen
- KMO’s en grote ondernemingen die geen lokale printserver willen beheren
- Sectoren met strenge compliance-eisen (zoals juridische, financiële en zorginstellingen)
- Bedrijven die hun printbeheer willen centraliseren en kosten willen reduceren
Praktijkvoorbeeld: hybride werken zonder beperkingen
Stel je voor: een consultancybureau met kantoren in Gent, Antwerpen en Brussel. Consultants werken regelmatig vanuit klantlocaties of thuis. Dankzij Xerox Workplace Cloud kunnen zij overal eenvoudig printopdrachten sturen en ophalen bij elk kantoor, zonder dat IT extra servers moet beheren of VPN-verbindingen moet configureren. Dit bespaart tijd, infrastructuurkosten en voorkomt beveiligingsrisico’s.
Hoe kan D&O Partners jouw organisatie ondersteunen?
Bij D&O Partners geloven we dat technologie jouw werkprocessen moet versterken en vereenvoudigen. Als gecertificeerd Xerox-partner helpen we organisaties om het maximale uit hun printomgeving te halen. Dit doen we met:
Strategisch advies en analyse
Wij analyseren jouw huidige printomgeving en adviseren welke oplossing het beste aansluit bij jouw werkprocessen en securitybeleid.
Inrichting en migratie
Van initiële setup tot integratie met jouw huidige infrastructuur en Azure AD.
Training en adoptie
Wij trainen jouw medewerkers en IT-beheerteams om optimaal gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden.
Beheer en optimalisatie
Ook na implementatie blijven we jouw partner. Wij monitoren en optimaliseren jouw printomgeving continu.
Ontdek hoe Xerox Workplace Cloud jouw organisatie kan versterken
Xerox Workplace Cloud biedt een toekomstgerichte oplossing voor organisaties die hybride werken willen ondersteunen met een veilige, flexibele en kostenbesparende printomgeving. Geen complexe printservers meer, maar één centraal platform waarmee je volledige controle behoudt.
Neem contact op met D&O Partners via +32 (0) 2 643 42 42 of stuur een mail naar mailto:do_partners@xeroxbrussels.com, wij denken graag strategisch met je mee over printmanagement binnen jouw hybride werkplekstrategie.
