Hoe Xerox artificiële intelligentie inzet voor slimme en veilige workflows

Kunstmatige intelligentie, vaak afgekort als AI, is niet langer een modewoord of verre toekomstmuziek. Steeds meer organisaties ervaren dagelijks de concrete voordelen van slimme technologie. Waar bedrijven enkele jaren geleden nog voorzichtig experimenteerden, zien we nu dat artificiële intelligentie een onmisbare bouwsteen is in de digitale transformatie. Xerox behoort tot de voorlopers in dit domein en integreert AI diep in zijn oplossingen. Het resultaat: processen worden sneller, veiliger, goedkoper én duurzamer.

Van intelligente documentverwerking en voorspellend onderhoud tot beveiliging en duurzaam printmanagement: Xerox laat zien dat Artificial Intelligence niet alleen gaat over ChatGPT of generatieve toepassingen, maar over tastbare meerwaarde in de praktijk.

AI bij Xerox: meer dan generatieve toepassingen

Hoewel veel mensen artificiële intelligentie vooral associëren met ChatGPT of beeldgeneratie, reikt het toepassingsgebied veel verder. Xerox ziet AI als een strategische motor die onzichtbaar onder bestaande oplossingen draait. De technologie ondersteunt documentverwerking, workflowautomatisering, devicebeheer en cybersecurity.

Het grote verschil met andere aanbieders? Voor ons is AI geen losstaand project, maar een geïntegreerd onderdeel van de dagelijkse werking. Klanten hoeven dus geen grootschalige digitale transformatieprojecten te starten om toch de voordelen te ervaren. De slimme technologie zit ingebouwd in oplossingen die direct bijdragen aan efficiëntie en veiligheid.

Slimme documentverwerking met AI

De uitdaging van papieren en digitale documenten

Ondernemingen, ongeacht hun sector, hebben dagelijks te maken met bergen documenten. Denk aan facturen, contracten, medische dossiers, formulieren of verzekeringsdeclaraties. Handmatige verwerking is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig en vaak duur.

Xerox Capture & Content: intelligent document management

Met de Capture & Content-oplossingen wordt dit proces volledig geautomatiseerd. AI en machine learning zorgen ervoor dat documenten automatisch herkend, gelezen en verwerkt worden. OCR-technologie haalt tekst en cijfers uit scans en PDF’s, terwijl intelligente algoritmes bepalen met welk type bestand men te maken heeft. Vervolgens worden relevante gegevens, zoals klantnummers of polisgegevens, uit de tekst gehaald en direct doorgestuurd naar ERP-, CRM- of financiële systemen.

Concreet voorbeeld uit de praktijk

Een zorgverzekeraar ontving dagelijks duizenden declaraties die voorheen handmatig ingevoerd werden. Dankzij de inzet van AI worden bestanden nu realtime geclassificeerd en wordt 90–95% van de data automatisch gevalideerd. Medewerkers hoeven enkel nog uitzonderingen te controleren. Dit reduceerde de verwerkingstijd van dagen naar uren, verminderde fouten drastisch en gaf het personeel de ruimte om zich te richten op complexere klantvragen.

Meerwaarde voor bedrijven

De voordelen van intelligente documentverwerking zijn groot: processen lopen sneller, de kwaliteit en compliance verbeteren, er is minder kans op fouten en de operationele kosten en tijd dalen aanzienlijk. Bovendien zorgt het voor meer werktevredenheid, omdat medewerkers zich kunnen concentreren op taken die waarde toevoegen in plaats van repetitieve administratieve handelingen.

Voorspellend onderhoud: van reactief naar proactief

Inefficiëntie van traditioneel onderhoud

Onderhoud gebeurt in veel organisaties nog reactief of volgens vaste schema’s. Beide methoden zijn inefficiënt. Reactief onderhoud leidt tot ongeplande stilstand, terwijl periodiek onderhoud vaak onderdelen vervangt die nog prima functioneren.

AI herkent patronen in miljoenen apparaten

Xerox pakt dit anders aan. Dankzij telemetriegegevens van miljoenen printers wereldwijd kunnen geavanceerde algoritmes patronen herkennen die wijzen op toekomstige storingen. Wanneer bijvoorbeeld een tonercartridge of een printkop dreigt uit te vallen, krijgt de technicus al een waarschuwing. Zo wordt onderhoud gepland vóórdat er een probleem optreedt.

Resultaten in cijfers

Bij een internationale klant met meer dan 180 printers leidde de overstap naar voorspellend onderhoud tot indrukwekkende resultaten:

• 70% van de storingen werd voorkomen door tijdige vervanging.
• Downtime daalde van honderden uren naar slechts enkele uren per jaar.
• Servicebezoeken werden efficiënter gecombineerd, wat kosten én CO₂-uitstoot verminderde.

Strategische voordelen

Voor ondernemingen betekent dit dat apparaten meer dan 99% van de tijd hoog beschikbaar zijn. De operationele kosten dalen, de efficiëntie van serviceteams stijgt en de gebruikerservaring verbetert aanzienlijk. Bovendien sluit dit naadloos aan bij duurzaamheidsdoelstellingen, doordat onderdelen en resources efficiënter ingezet worden.

Beveiliging en compliance met AI

Toenemende risico’s

In sectoren als gezondheidszorg, financiële dienstverlening en overheid is de bescherming van gevoelige data cruciaal. Cyberdreigingen nemen toe, terwijl wet- en regelgeving zoals de AVG steeds strenger wordt.

Slimme beveiliging ingebouwd in Xerox-oplossingen

Xerox integreert beveiligingsfuncties rechtstreeks in print- en scanoplossingen. AI speelt daarbij een sleutelrol. Afwijkende patronen in gebruikersgedrag worden automatisch gedetecteerd, toegang wordt streng gecontroleerd en vertrouwelijke informatie kan worden geanonimiseerd of geblokkeerd.

Resultaat voor organisaties

Dankzij deze geïntegreerde aanpak blijven bedrijven compliant met regelgeving, verkleinen ze het risico op datalekken en hebben ze de zekerheid dat gevoelige bedrijfs- en klantdata volledig beschermd is.

Intelligente klantinteractie en support

Ook binnen klantenserviceprocessen biedt AI toegevoegde waarde. Virtuele assistenten beantwoorden eenvoudige vragen de hele dag door, intelligente kennisbanken geven medewerkers direct toegang tot oplossingen en automatische ticketrouting zorgt ervoor dat vragen meteen bij de juiste expert terechtkomen.

Het resultaat is duidelijk: kortere responstijden, lagere werkdruk voor medewerkers en een hogere klanttevredenheid. Supportafdelingen krijgen bovendien meer ruimte om zich te concentreren op complexe cases waar persoonlijke aandacht noodzakelijk is.

Duurzaam printmanagement

Duurzaamheid is een prioriteit voor moderne bedrijven. Xerox helpt klanten om hun ecologische voetafdruk te verkleinen door printstromen slim te analyseren en te optimaliseren. AI doet aanbevelingen voor dubbelzijdig printen, voorkomt verspilling en helpt het gebruik van printers te spreiden voor maximale efficiëntie.

Zo besparen ondernemingen niet alleen kosten, maar dragen ze ook bij aan hun ESG-doelen. Dit maakt duurzaam printmanagement een belangrijk onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Trends en toekomstvisie: de rol van AI in de werkplek van morgen

De komende jaren zal de rol van Artificial Intelligence in kantooromgevingen alleen maar groter blijven worden. Belangrijke trends die Xerox ziet, zijn onder andere:

• Hybride werken: beveiligde en flexibele documentstromen worden nog belangrijker.
• Compliance en privacy: strengere regels vragen om geautomatiseerde beveiliging.
• Automatisering: repetitieve taken verdwijnen, waardoor medewerkers zich op waardevoller werk kunnen richten.
• Duurzaamheid: data-analyse helpt ondernemingen hun energie- en materiaalverbruik te beperken.

Xerox verwacht dat voorspellende en zelflerende systemen steeds meer de norm zullen worden. Dit betekent dat ondernemingen kunnen rekenen op oplossingen die zichzelf voortdurend verbeteren en aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Waarom dit relevant is voor jouw bedrijf

Of je nu een multinational bent met duizenden printers en apparaten of een mkb-organisatie die workflows wil stroomlijnen: de voordelen van AI zijn direct merkbaar. Door slimme technologie van Xerox in te zetten kun je documenten sneller en veiliger verwerken, directe toegang tot data krijgen, downtime drastisch reduceren en tegelijkertijd kosten verlagen.

Bovendien geef je medewerkers de kans om te werken aan strategisch en klantgericht werk in plaats van repetitieve taken. Zo wordt artificiële intelligentie niet enkel een technologische innovatie, maar een strategische factor die je concurrentiepositie versterkt.

Van hype naar dagelijkse realiteit

Artificiële intelligentie is allang geen buzzword meer. Xerox laat zien dat kunstmatige intelligentie vandaag al tastbare waarde creëert: gebruiksvriendelijk, veilig, duurzaam en resultaatgericht. Bedrijven die deze slimme oplossingen inzetten, bouwen aan een efficiëntere en toekomstbestendige onderneming.

Benieuwd hoe AI-oplossingen van Xerox jouw bedrijf kunnen versterken? Als partner van Xerox denken wij, D&O Partners graag mee om dit praktisch, veilig en effectief in te zetten.