Scannen naar e-mail op Xerox zonder SMTP: veilige oplossing voor VersaLink, AltaLink en PrimeLink

Scannen naar e-mail zonder SMTP is een oplossing waarmee u een gescand document rechtstreeks vanaf een multifunctionele printer kunt versturen, zonder dat u een SMTP-server hoeft te configureren in de instellingen van de machine. In plaats van een klassieke SMTP-configuratie met authenticatie, TLS en een e-mailaccount, gebruikt de Xerox-printer een clouddienst om de e-mails te verzenden.

Scannen naar e-mail is een onmisbare functie geworden in elk modern bedrijf. Vandaag wil elke gebruiker een document kunnen scannen vanaf een multifunctionele Xerox-printer en onmiddellijk per e-mail versturen, zonder een complexe SMTP-configuratie te moeten begrijpen of geavanceerde technische instellingen te moeten aanpassen. Toch blijft de installatie van scannen naar e-mail op een Xerox VersaLink, AltaLink of PrimeLink in veel Belgische bedrijven een bron van problemen, SMTP-fouten en tijdverlies voor de IT-teams.

Bij D&O Partners, Xerox-concessiehouder in Brussel en actief in heel België, begeleiden wij dagelijks organisaties die op zoek zijn naar een eenvoudige oplossing om te scannen naar e-mail zonder een SMTP-server te moeten configureren in de instellingen van hun Xerox-printer.

Waarom scannen naar e-mail met SMTP problemen geeft

Traditioneel moet u, om een Xerox-printer te configureren voor scannen naar e-mail, verschillende technische parameters instellen in de ConnectKey-webinterface van de machine. De beheerder moet een volledige SMTP-configuratie aanmaken met een SMTP-serveradres, een gebruikersaccount, authenticatie, een TLS-regel, een beveiligde poort, een afzenderadres en een serververificatie.

In de meeste gevallen gebruiken bedrijven smtp.office365.com met Microsoft 365 of Gmail met Google Workspace. Deze SMTP-configuratie wordt echter steeds moeilijker te beheren door de nieuwe beveiligingsregels van Microsoft en Google.

Een verkeerde instelling kan onmiddellijk een SMTP-fout veroorzaken op het scherm van de printer. Het scannen naar e-mail kan dan stoppen met werken, het verzenden van een pdf-document verhinderen of de scanfunctie volledig blokkeren.

SMTP-fout op Xerox: een veelvoorkomend probleem in bedrijven

De SMTP-fout is vandaag een van de meest voorkomende problemen op multifunctionele Xerox-printers. Veel bedrijven contacteren ons nadat ze zelf hebben geprobeerd hun SMTP-server te configureren via het webbeheerpaneel van hun VersaLink-, AltaLink- of PrimeLink-machine.

In sommige gevallen slaagt de scanner er niet meer in een e-mail te versturen, komt het document in de spam terecht, mislukt de authenticatie, wordt het TLS-protocol niet aanvaard of wordt het Microsoft 365-account geblokkeerd. Ook Gmail kan de verbinding weigeren als de beveiligingsinstellingen niet correct zijn.

De gebruiker zoekt dan snelle hulp om het probleem op te lossen, de SMTP-gegevens te controleren en de normale werking te herstellen.

Microsoft licht de nieuwe vereisten rond SMTP-authenticatie en Exchange Online-beveiliging trouwens toe op deze officiële pagina: SMTP-configuratie Microsoft 365 en Exchange Online

De Xerox-oplossing: scannen naar e-mail zonder SMTP-server

Om het gebruik van scannen naar e-mail te vereenvoudigen, biedt Xerox vandaag een moderne cloudoplossing waarmee u deze functie kunt gebruiken zonder een lokale server te configureren in de instellingen van de machine.

Dankzij de applicaties die beschikbaar zijn via de Xerox App Gallery krijgt de printer rechtstreeks toegang tot een Xerox-clouddienst die het verzenden van de e-mails voor zijn rekening neemt.

Het principe is eenvoudig: de gebruiker opent de applicatie op het aanraakscherm van zijn Xerox VersaLink-, AltaLink- of PrimeLink-printer, scant zijn document, voert een e-mailadres in en start de verzending. De Xerox-clouddienst verstuurt vervolgens de e-mail, zonder via smtp.office365.com of een andere interne server te passeren.

Xerox stelt deze functionaliteit ook voor in zijn officiële documentatie: Xerox Scan to Cloud Email App

Waarom kiezen voor scannen naar e-mail via de Xerox Cloud?

Deze oplossing biedt verschillende belangrijke voordelen voor Belgische bedrijven die hun printinfrastructuur willen beveiligen en SMTP-problemen willen vermijden.

Ten eerste verdwijnt de handmatige SMTP-configuratie in de instellingen van de printer volledig. De beheerder hoeft geen apart account meer aan te maken en de aanmeldingsgegevens van Microsoft 365 of Gmail niet meer regelmatig aan te passen.

Daarnaast verhoogt het systeem de veiligheid aanzienlijk dankzij een beveiligd cloudbeheer van de uitwisselingen en de TLS-instellingen. Dat vermindert fouten door certificaten, verlopen wachtwoorden of de beveiligingsregels van Microsoft.

Ten slotte maakt deze functie het mogelijk om snel en eenvoudig te scannen naar e-mail, zelfs in een omgeving met meerdere vestigingen en verschillende Xerox-printers verspreid over België.

Xerox VersaLink, AltaLink en PrimeLink: volledige compatibiliteit

De cloudoplossing voor scannen naar e-mail van Xerox is compatibel met de belangrijkste multifunctionele Xerox ConnectKey-gamma’s:

• Xerox VersaLink;
• Xerox AltaLink;
• Xerox PrimeLink.

Deze printers beschikken over een moderne interface waarmee de Xerox-cloudapplicaties eenvoudig toegankelijk zijn via het aanraakscherm.

De gebruiker kan de applicatie openen, een document scannen, een pdf-bestand toevoegen, in kleur of zwart-wit scannen en de inhoud vervolgens versturen naar een mailbox, een map of een interne gebruiker.

Meer informatie over de ConnectKey-technologie vindt u hier: Xerox ConnectKey-technologie

Scannen naar e-mail met Microsoft 365 zonder SMTP

Veel bedrijven werken met Microsoft 365 en smtp.office365.com voor hun professionele e-mail. Microsoft scherpt zijn beveiligingsregels echter regelmatig aan en beperkt geleidelijk bepaalde traditionele SMTP-methodes.

Dat leidt vaak tot validatiefouten, TLS-problemen, geweigerde verzendingen of e-mails die in de spam belanden.

Dankzij de Xerox-cloudoplossing blijft het mogelijk om te scannen naar e-mail zonder de SMTP-beperkingen van Microsoft 365 te moeten beheren.

Deze aanpak vereenvoudigt het dagelijkse gebruik aanzienlijk en verlicht de werklast van de IT-teams.

Gmail en Google Workspace: SMTP-fouten vermijden

Ook bedrijven die Gmail of Google Workspace gebruiken, ondervinden regelmatig problemen bij de SMTP-configuratie van een Xerox-printer.

Google legt voortaan strengere verbindingsmethodes op. Een verkeerde configuratie of verificatie kan verhinderen dat de scanner correct werkt of het verzenden van documenten blokkeren.

Google licht deze nieuwe beveiligingsregels hier toe: Beveiliging van apps in Google Workspace en Gmail SMTP

De Xerox-cloudoplossing vermijdt deze beperkingen en beveiligt de uitwisselingen zonder dat u telkens de Google-instellingen moet aanpassen.

Concreet praktijkvoorbeeld in een bedrijf

Neem het voorbeeld van een Brussels bedrijf dat een Xerox AltaLink gebruikt om leveranciersfacturen te scannen.

Met een klassieke SMTP-configuratie moet de beheerder een e-mailaccount aanmaken, smtp.office365.com instellen, TLS configureren, een verificatie uitvoeren, de server verbinden en de authenticatie testen.

Bij de minste wachtwoordwijziging in Microsoft 365 kan de functie scannen naar e-mail een fout weergeven en de verzending van documenten blokkeren.

Met de Xerox-cloudoplossing kan het bedrijf onmiddellijk gebruikmaken van digitalisering naar e-mail, zonder deze technische beperkingen te moeten beheren.

Het resultaat is een eenvoudigere, minder kwetsbare en veel praktischere oplossing voor de gebruikers.

Waarom kiezen voor D&O Partners voor uw Xerox-oplossing in België?

D&O Partners Brussel Xerox België begeleidt bedrijven in heel België bij de installatie, configuratie en beveiliging van Xerox VersaLink-, AltaLink- en PrimeLink-printers.

Wij komen onder meer tussen om:

• scannen naar e-mail op Xerox te configureren;
• een SMTP-fout op te lossen;
• Microsoft 365 te beveiligen;
• Gmail of Google Workspace te verbinden;
• het netwerk te controleren;
• de applicaties van de Xerox App Gallery te installeren en te configureren;
• een TLS-configuratie aan te passen;
• gebruikers wegwijs te maken in de ConnectKey-functionaliteiten.

Ons team in Brussel begeleidt zowel kmo’s als grote ondernemingen die op zoek zijn naar een moderne oplossing voor document management.

Conclusie: de beste oplossing voor scannen naar e-mail op Xerox zonder SMTP

Scannen naar e-mail zonder SMTP-server is vandaag de eenvoudigste en veiligste oplossing voor bedrijven die een Xerox VersaLink-, AltaLink- of PrimeLink-printer gebruiken.

Dankzij de Xerox-clouddiensten wordt het mogelijk om documenten te scannen, te digitaliseren, te versturen en te delen zonder een complexe SMTP-configuratie te moeten beheren.

Bedrijven genieten zo van een betere beveiliging, een eenvoudiger gebruik, minder SMTP-fouten en een optimale compatibiliteit met Microsoft 365 en Gmail.

Voor elk bedrijf in België dat zijn printinfrastructuur wil moderniseren en de problemen met scannen naar e-mail op Xerox definitief wil oplossen, is deze cloudoplossing vandaag de beste beschikbare aanpak.

FAQ – Scannen naar e-mail op Xerox zonder SMTP

Hoe configureer ik scannen naar e-mail op een Xerox-printer zonder SMTP-server?

Het volstaat om de applicatie Xerox Scan to Cloud Email te installeren via de Xerox App Gallery. Met deze oplossing kunt u scannen naar e-mail gebruiken zonder een server in te stellen in de instellingen van de Xerox VersaLink-, AltaLink- of PrimeLink-printer.

Waarom geeft mijn Xerox-printer een SMTP-fout weer?

Een SMTP-fout kan het gevolg zijn van een verkeerde TLS-instelling, een authenticatieprobleem met Microsoft 365, een geblokkeerd Gmail-account of een foutieve serverconfiguratie. De nieuwe beveiligingsregels van Microsoft en Google maken klassieke SMTP-configuraties gevoeliger voor fouten.

Werkt scannen naar e-mail op Xerox met Microsoft 365?

Ja. Xerox-printers kunnen werken met Microsoft 365 via smtp.office365.com. De Xerox-cloudoplossing vermijdt echter de SMTP-beperkingen en vereenvoudigt het dagelijkse gebruik aanzienlijk.

Kan ik Gmail gebruiken met een Xerox-printer om te scannen naar e-mail?

Ja, maar Google legt strenge beveiligingsregels op voor SMTP-authenticatie en TLS. Met de Xerox-cloudoplossing verstuurt u beveiligd, zonder voortdurend de instellingen van Gmail of Google Workspace te moeten aanpassen.

Welke Xerox-printers zijn compatibel met scannen naar e-mail via de cloud?

De belangrijkste compatibele gamma’s zijn:

• Xerox VersaLink
• Xerox AltaLink
• Xerox PrimeLink

Deze printers gebruiken de Xerox ConnectKey-technologie en hebben rechtstreeks via hun aanraakscherm toegang tot de Xerox-cloudapplicaties.