SSO op Xerox printer: toegang tot de cloud met één badge

Hoe Single Sign-On (SSO) en MFA-authenticatie, geïntegreerd in Xerox multifunctionele kopieerapparaten, cloudtoegangsbeheer in België transformeren — zonder wachtwoord, zonder wrijving, zonder compromissen op het vlak van beveiliging.

Wat is SSO op een multifunctioneel kopieerapparaat?

Single Sign-On op een multifunctioneel kopieerapparaat is een eenmalig authenticatiemechanisme waarmee een medewerker zich slechts één keer hoeft te identificeren — via een badge, PIN-code of Active Directory-inloggegevens — om toegang te krijgen tot alle toegestane cloudapplicaties vanaf elk Xerox-kopieerapparaat in het wagenpark.

Zonder SSO is elk kopieerapparaat een barrière: de gebruiker moet zijn inloggegevens handmatig invoeren voor elke clouddienst (SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox…), wat de kans op fouten, datalekken en productiviteitsverlies vergroot. Met een geïntegreerde SSO-oplossing verdwijnt deze wrijving volledig.

Op de Xerox-kopieerapparaten die D&O Partners in België installeert, maakt SSO gebruik van het SAML 2.0-protocol (Security Assertion Markup Language), een open standaard die gebruikersauthenticatie delegeert aan de identiteitsprovider van het bedrijf (Azure AD, ADFS, Okta, Google Workspace…).

Met of zonder SSO: directe vergelijking

iXware: het platform dat SSO op uw Xerox-kopieerapparaten activeert

iXware is het softwareplatform voor documentstroombeheer en toegangsbeheer, ontwikkeld voor Xerox-kopieerapparaten. Het vormt de applicatielaag die de integratie van SSO, MFA en cloudconnectoren (SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox, S3…) rechtstreeks via het aanraakscherm van het multifunctionele kopieerapparaat mogelijk maakt.

Uitgerold en geconfigureerd door D&O Partners in België, integreert iXware in uw bestaande omgeving zonder dat een volledige infrastructuurherziening nodig is. Het communiceert met uw bedrijfsdirectory via SAML 2.0 en ondersteunt de belangrijkste identiteitsproviders op de markt.

Belangrijkste functies van iXware voor cloudauthenticatie

Native SAML 2.0 SSO — Directe verbinding met Azure AD, ADFS, Okta, Google Workspace. De identiteit van de gebruiker wordt geverifieerd door de identiteitsprovider van het bedrijf, nooit lokaal opgeslagen op het kopieerapparaat.

Per team configureerbare MFA — Multifactorauthenticatie kan selectief worden ingeschakeld op basis van rol of groep: alleen badge voor standaardafdrukken, badge + PIN voor scans naar gevoelige mappen.

Direct inzetbare cloudconnectoren — SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive, Dropbox Business, Box, beveiligde FTP — elke connector is vooraf geconfigureerd en getest op goedgekeurde Xerox-kopieerapparaten.

Gecentraliseerd beleidsbeheer — De beheerder bepaalt vanuit één console wie toegang heeft tot wat, vanaf welk kopieerapparaat en op welk tijdstip — en raadpleegt een volledig auditlogboek voor de AVG.

Beveiligde sessie en automatische uitmelding — Elke sessie wordt geopend na authenticatie en sluit automatisch na gebruik of na een periode van inactiviteit. Er blijven geen persoonsgegevens op het apparaat achter tussen twee sessies.

Scan to cloud & Print from cloud met Single Sign-On

Zodra SSO is geactiveerd op uw Xerox-kopieerapparaten via iXware, zijn twee documentstromen onmiddellijk beschikbaar voor elke geauthenticeerde gebruiker.

Scan to cloud: rechtstreeks scannen naar de persoonlijke ruimte

De medewerker loopt naar het kopieerapparaat en authenticeert zich via zijn badge of bedrijfsinloggegevens. Het kopieerapparaat herkent zijn identiteit en toont alleen zijn toegestane cloudbestemmingen. Hij selecteert zijn OneDrive-, SharePoint- of Google Drive-map, start het scannen — het document komt rechtstreeks in zijn persoonlijke ruimte terecht, voorzien van naam, tijdstempel en versleuteld tijdens transit.

Belangrijk voordeel: identiteitsbeheer garandeert dat elke gebruiker uitsluitend toegang heeft tot zijn eigen opslagruimte. Het is technisch onmogelijk om per vergissing een document naar de ruimte van een collega te sturen.

Print from cloud: een cloudbestand afdrukken zonder pc

Via het aanraakscherm van het kopieerapparaat navigeert de geauthenticeerde gebruiker door zijn cloudapplicaties, selecteert het te printen bestand (PDF, Word, Excel, afbeelding…) en start het afdrukken. Geen USB-stick, geen tussenpersoon, geen e-mailadres nodig. Het bestand wordt nooit in klare tekst verzonden: het wordt opgehaald via een beveiligde OAuth 2.0 API en rechtstreeks vanuit de cloud afgedrukt.

« Met iXware SSO op onze Xerox-kopieerapparaten hebben onze teams binnen vijf seconden toegang tot hun OneDrive-ruimte vanaf elk kopieerapparaat in het gebouw. Het resetten van wachtwoorden voor kopieerapparaten is gedaald naar nul. » — Praktijkervaring van een D&O Partners-klant, dienstensector, Brussel.

Hoe SSO implementeren op Xerox-kopieerapparaten in België: de 5 fasen

D&O Partners begeleidt elke klant van A tot Z bij de implementatie van Single Sign-On op zijn Xerox-wagenpark. Dit is het gestructureerde proces dat in België wordt toegepast:

Stap 1 — Audit van het wagenpark en de identiteitsinfrastructuur

Inventarisatie van de Xerox-kopieerapparaten, identificatie van de bestaande identiteitsprovider (Azure AD, ADFS, Okta…), mapping van de cloudapplicaties die de teams gebruiken.

Stap 2 — Configuratie van de connector

Opzetten van de vertrouwensrelatie tussen de identiteitsprovider van het bedrijf en het iXware-platform. Deze stap garandeert dat gebruikersauthenticatie volledig wordt gedelegeerd aan het centrale identiteitsbeheersysteem.

Stap 3 — Activering van SSO en MFA-beleid per team

Definitie van de toegangsregels per rol: welke gebruikersgroepen toegang hebben tot welke cloudapplicaties, met welk authenticatieniveau (alleen badge, badge + PIN, volledige MFA).

Stap 4 — Toevoegen en testen van cloudconnectoren

Configuratie en validatie van elke connector (SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox…) op de kopieerapparaten in het wagenpark. End-to-end tests: scan to, print from, sessiebeheer.

Stap 5 — Training van gebruikers en beheerders

Inleiding: medewerkers beheersen de badge → cloudselectie → scan/print-stroom in minder dan 10 minuten. De beheerder leert rechten te beheren, auditlogboeken te raadplegen en toegang toe te voegen of in te trekken vanuit de iXware-console.

Beveiliging, MFA en wettelijke conformiteit

De oplossing die D&O Partners aanbiedt op Xerox-kopieerapparaten vereenvoudigt niet alleen de toegang: het versterkt actief de beveiligingspositie van de organisatie en vergemakkelijkt de naleving van de geldende regelgeving in België en Europa.

Multifactorauthenticatie (MFA): een essentiële beschermingslaag

Multifactorauthenticatie (MFA) combineert twee of meer factoren om de identiteit van de gebruiker te verifiëren: iets wat men bezit (badge, smartphone), iets wat men weet (PIN-code) of iets wat men is (biometrie). Op Xerox-kopieerapparaten geïnstalleerd door D&O Partners is MFA configureerbaar per groep, per applicatie en per gevoeligheidsniveau van de gegevens.

AVG, NIS2 en traceerbaarheid

Elke toegang tot een cloudapplicatie vanaf een kopieerapparaat wordt tijdgestempeld, geregistreerd en gekoppeld aan een nominatieve identiteit. Deze volledige traceerbaarheid voldoet direct aan de vereisten van de AVG (accountability, dataminimalisatie) en de NIS2-richtlijn (risicobeheer, toegangscontrole). De beheerder kan auditlogboeken op elk moment exporteren.

AVG  |  NIS2  |  ISO 27001  |  SAML 2.0  |  OAuth 2.0  |  Zero Trust  |  MFA

Veelgestelde vragen — SSO en cloudauthenticatie op Xerox-kopieerapparaten

Wat is SSO op een multifunctioneel Xerox-kopieerapparaat?

Single Sign-On op een Xerox-kopieerapparaat is een eenmalig authenticatiesysteem waarmee een gebruiker zich slechts één keer hoeft te identificeren — via badge of bedrijfsinloggegevens — voor toegang tot alle toegestane cloudapplicaties (SharePoint, OneDrive, Google Drive…) zonder wachtwoord opnieuw in te voeren. Op Xerox-kopieerapparaten die door D&O Partners in België worden ingezet, wordt deze functionaliteit geactiveerd via het iXware-platform en het SAML 2.0-protocol.

Hoe werkt MFA-authenticatie op een Xerox-kopieerapparaat?

MFA (Multi-Factor Authenticatie) op een Xerox-kopieerapparaat combineert een eerste factor (NFC-badge of inloggegevens) met een tweede factor (PIN-code, mobiele melding). iXware maakt het mogelijk het vereiste MFA-niveau te configureren op basis van de gebruikersgroep en de gevoeligheid van de beoogde cloudresources.

Is iXware compatibel met Azure AD en gangbare identiteitsproviders?

Ja. iXware ondersteunt natively de belangrijkste identiteitsproviders via SAML 2.0: Microsoft Azure AD (Entra ID), ADFS, Okta, Google Workspace, Ping Identity en andere. De connectorconfiguratie wordt uitgevoerd door D&O Partners-technici en vereist geen technische tussenkomst van de eindgebruiker.

Welke cloudapplicaties zijn toegankelijk vanaf een Xerox-kopieerapparaat met iXware?

Met iXware ingezet door D&O Partners kunnen Xerox-kopieerapparaten verbinding maken met SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive, Dropbox Business, Box, beveiligde FTP-servers en andere configureerbare bestemmingen. Ondersteunde stromen zijn scan to cloud (digitalisering naar de cloud) en print from cloud (afdrukken vanuit de cloud).

Helpt SSO op een Xerox-kopieerapparaat bij naleving van de AVG?

Ja. De iXware SSO-oplossing op Xerox-kopieerapparaten draagt op verschillende manieren bij aan AVG-conformiteit: elke toegang is gekoppeld aan een nominatieve identiteit en geregistreerd (accountability), gegevens worden nooit in klare tekst verzonden (versleuteling tijdens transit), en toegangsrechten worden centraal en onmiddellijk herroepbaar beheerd.

Hoelang duurt het om SSO te implementeren op een Xerox-wagenpark in België?

De implementatietijd hangt af van de omvang van het wagenpark en de complexiteit van de bestaande identiteitsinfrastructuur. Voor een wagenpark van 10 tot 50 kopieerapparaten met Azure AD al aanwezig, voert D&O Partners de volledige implementatie doorgaans uit in 2 tot 5 werkdagen.

Is een IT-infrastructuurwijziging nodig om SSO te activeren op Xerox-kopieerapparaten?

Nee. De iXware-oplossing integreert in de bestaande IT-omgeving zonder infrastructuurvervanging. Ze verbindt met de identiteitsprovider die het bedrijf al gebruikt (Azure AD, ADFS, Okta…) en met cloudapplicaties in productie. Er is geen netwerkherziening nodig.

D&O Partners: uw SSO Xerox-expert in België

D&O Partners is de erkende Xerox-concessiehouder in België, gespecialiseerd in de implementatie van intelligente afdrukoplossingen en beveiligd documentbeheer. Onze expertise omvat de volledige levenscyclus van uw Xerox-wagenpark: audit, SSO- en MFA-configuratie, cloudintegratie, training en ondersteuning.

Wat ons onderscheidt: wij leveren geen hardware — wij bouwen een functionele, veilige en conforme oplossing, afgestemd op uw organisatie, uw cloudapplicaties en uw intern beveiligingsbeleid. Onze gecertificeerde Xerox- en iXware-technici nemen de volledige SSO-configuratie, MFA-implementatie en cloudconnectorintegratie op zich.

SSO en MFA activeren op uw Xerox-kopieerapparaten met iXware transformeert elk kopieerapparaat in uw wagenpark in een beveiligd toegangspunt tot uw cloudresources — zonder wachtwoord, zonder wrijving, zonder compromissen op het vlak van conformiteit. Gebruikersauthenticatie mag nooit een obstakel vormen voor productiviteit. Met D&O Partners in België wordt het een concurrentievoordeel.

Klaar om SSO te implementeren op uw Xerox-kopieerapparaten in België? Neem contact op met D&O Partners voor een gratis audit en een gepersonaliseerde iXware-demonstratie.